《合同管理風險控制上》-北京元年管理咨詢 

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發布時間:2018-06-04

《合同管理風險控制上》

包先生包先生

作為經濟業務的載體,合同起到至關重要的作用。通過合同條款約定合同關系人之間的責、權,合同是後續履行經濟行為的合法保障。

合同管理是将各類經濟合同的前期調研、合同談判、合同草拟、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同關閉、合同後評價的過程跟蹤與控制過程,是跟進合同生效到合同滅失的動态跟進行為。企業的經濟行為不必然都簽訂合同,但主要的經濟行為必須簽訂合同,故合同管理是經濟行為管理的重要體現。

按照經濟行為的買賣方劃分,合同可分為采購合同與銷售合同。凡是企業花錢購進物資或勞務所拟定的合同為采購合同;凡是企業出售商品或服務所拟定的合同為銷售合同。

按照采購類别劃分,購進商品的合同為商品采購合同;出售商品的合同為商品銷售合同;購進服務的合同為服務采購合同;提供服務的合同為服務銷售合同。

按照合同主從關系,可将合同分為主合同與從合同;由于中小企業融資困難,具有資金優勢的企業經常借助自身優勢與其他企業簽訂擔保合同,與原有的經濟往來合同構成從屬合同。

按照合同内容不同,可将合同分為單一業務合同與混合業務合同,比如車輛租賃可以分為單車租賃合同與人車混合租賃合同。

合同簽訂前,需要依據經濟業務特點規劃合同條款格式與合同内容,以最大可能降低業務合同履行過程中不利風險發生,并最大化争取經濟利益。

簽訂不同類别合同需要關注的風險不盡相同,如采購合同重點關注産品或服務質量是否符合要求;銷售合同重點關注回款、産品或服務産權是否受控等。故在簽訂合同時對合同條款内容定制不同的合同制式樣本,以事前預防可能發生的風險事項。

對于經濟利益方面,不同合同約定内容可能導緻繳納的增值稅有所差異,故在簽訂合同前需要綜合權衡稅收經濟優惠與抗風險能力後再行簽訂具體的合同條款内容。

合同自從生效之日起,就約束着權利人與義務人之間的法律義務關系,并受到法律保護。下面從合同管理流程的不同階段分項闡述合同過程中存在的風險事項。

一、 合同調研階段風險。

未對目标合作方進行背景調研。針對賒銷業務情況的,未對目标合作方進行背景調研,一旦合作方信用低可能增大違約風險導緻資金損失。

案例介紹:某家物流運輸公司A是當地最大物流運輸企業,依靠母公司強大的資金支持,A公司不斷拓展供應鍊金融服務,并利用資金優勢開拓新業務,在内部人員能力不足、業務快速增長等多種條件下,A公司與急需資金運作的B公司簽訂業務合同,初期B公司按照合約及時完成資金款項支付,同時A公司也給予B公司更大的賒銷授信額度。基于此種狀況下,剛好遇到行業下滑,B公司經營越加困難,導緻後來的200多萬賒銷款項遲遲未能達成,延期2個月以後,公司管理人員通過相關平台查詢到B公司與公司業務合作前就發生多起合同業務糾紛案件并仍舊欠其原客戶款項三年之久。

二、 合同洽談階段風險。

未能充分調研市場。貴州某企業甲正處于早期快速發展階段,人員配置少,财務負責人A兼任采購負責人,本身存在不相容崗位未分離原則在此不論,盡管A盡職負責,但是限于精力及能力所限,在采購某包材材料時,未能通過市場進行充分調研,而是沿用原有的供應商提供的報價。經過内控咨詢團隊進行内控診斷後,發現包材材料在當年存在價格下滑10%左右,而供應商的報價仍按照以往的價格報價,導緻公司多承擔高于市場的價格。

三、 合同簽訂階段風險

1. 合同簽訂内容不嚴謹

合同内容不夠嚴謹主要表現為以下幾個方面:

1合同文字不嚴謹。合同中存在語義描述歧義,缺少專業法務人員審核導緻合同難以履行或引起争議。

2)簽訂無效的擔保從合同。主合同是指能夠獨立存在的合同。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從合同是沒有根據的合同。在事務案例過程中,某企業甲簽訂的擔保合同方不具有合法資質,而且擔保合同未關聯相應的主合同,無法規避合同違約風險。比如分公司為其母公司與公司簽訂擔保合同,簽訂的擔保協議缺少合法證明文件,無合法授權人确認蓋章,導緻無效;而且擔保合同上也未明确與哪個合同關聯,也未明确承擔的經濟金額範圍。

3合同條款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。過于重視“面子”,在業務談判過程中尤其是酒桌上時常是将正面進而在書面合同上也缺少問題應對機制對違約規範隻字不提一旦出現合同違約将勢必造成口水仗影響問題解決

2. 未對供應商進行充分比價

1)未開展充分的比質比價。在對某企業進行内部執行診斷過程中,抽取其連續三年與設備制造供應商簽訂的合同,發現三年采購合同的采購價格維持不變,如抽取的物料編碼“40059740”,物料描述“主控單元模塊+SM203”采購價格為38,000.00元,最高價格為49,400.00元,通過深入市場調研,了解到該廠家的最新市場報價為30400元,三年前的行業市場報價也低于實際采購最低價,且近三年該供應商的未發生明顯技術改進。

2)未做到貨比三家。在對某企業的采購物資進行抽查檢測發現,采購電磁閥的供應商實際單件采購含稅價浮動在39009700之間,但經過與供應商進行溝通了解,同型号配置的最低價格不高于800元,明顯采購價虛高。

3)虛假招标。這是各行業最容易發生的采購行為方式之一,在對某企業甲的服務合同進行背景調查,了解到其中一家的報價公司留存的電話不存在;在對某企業乙的工程服務合同進行背景調查,發現未中标的報價公司實際無相應的服務。

3.合同評審形式化

缺少合同的實質評審。合同評審人員中缺少關鍵評審人員,對合同内容未做到真正審核,缺少明确的審核意見,最終将合同的風險歸集到公司法人。

四、 合同履行階段風險。

拆分執行合同容易發生此類風險的是工程類物資采購合同杭州某大型企業是為國家電網提供智能儀器的生産制造型企業公司負責的一個業務闆塊包括工程項目建設,公司建立完整的管理制度,明确具體的分級業務審批權限。在通過工程項目立項開始後,采購負責人與供應商協商采購價,将同一批工程項目采購物資進行拆分,進而降低采購審批權限,不需要主管領導進行審批,采購負責人可以從中謀取相應的利益,後來經過采購負責人與供應商發生矛盾,供應商向公司反應此情況後公司才發現其中的舞弊行為。

五、 合同變更階段風險

未對合同變更登記合同執行又長又短針對大型工程類項目合同由于周期長人員變更頻率高可能存在項目尚未執行完而項目執行人員更換完畢的情況,如果對合同發生變更情況未進行及時登記存檔,可能導緻後續人員無法了解合同執行情況。

曾經在山西某制造型企業盡管公司已經經營二十多年由于近幾年行業整體下滑且公司處于非發達區域人員盡管相對穩定但是優秀人員還是不斷流失内部管理水平相對較弱公司管理層主要精力在政府公關與經營業務拓展忽視了内部管理規範公司内部合同管理部門的合同管理台賬混亂不清無法準确了解合同執行進度狀況應收賬款統計不夠準确也未對業務人員進行相應的業務挂鈎考核

六、 合同驗收階段風險

未經過使用單位的驗收核實确認某企業丁是一家業務量超過130億的貿易企業,由于業務量大,公司實施上線了信息化管理系統,以提高工作效率,但是丁内部缺少信息化管理人員,因此在項目交付階段,企業丁将軟件供應商的開發人員挖過來,擔任公司的信息開發管理人員,項目驗收未開展嚴格的确認測試與驗收,待公司真正交付後,管理信息系統無法滿足實際業務需求,導緻業務人員既需要在系統上維護數據又需要單獨維護數據,導緻延誤工作效率,堅持2個月後,公司業務主管領導決定不在系統上維護業務數據了,信息系統也被擱置不用了。

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